Tips para hacer órdenes de compra
La creación de una orden de compra (OC) es un paso fundamental en todo proceso de adquisición de cualquier organización. En efecto, una orden de compra bien estructurada no solo agiliza las transacciones, sino que también ayuda a mantener registros precisos y garantiza el cumplimiento de las restricciones presupuestarias. Conozcamos algunos consejos muy útiles que se deben tener en cuenta al momento de efectuar una orden de compra.
Comprender el propósito de una orden de compra
Una orden de compra es, básicamente, un documento legalmente vinculante que envía un comprador a un proveedor en donde autoriza la compra de bienes o servicios. En este documento deben describirse todos los detalles de la transacción, incluidas las descripciones de los artículos, las cantidades, los precios y los términos de entrega. Tener en claro este propósito es esencial, ya que establece claramente las bases para todo el proceso de adquisición.
Identificar claramente la necesidad
Antes de crear una orden de compra es muy importante identificar los artículos o servicios exactos que se necesitan. Esto implica evaluar los niveles de inventario, consultar a las partes interesadas y determinar las especificaciones requeridas. Una comprensión clara de lo que se necesita ayuda a evitar pedidos excesivos o insuficientes, lo que puede generar ineficiencias financieras e interrupciones operativas.
Asegurar la precisión de la información
Al redactar la orden de compra, la precisión es primordial. Por ello, el documento debe incluir:
Número de orden de compra
Detalles del comprador y del proveedor
Descripciones de los artículos
Cantidades y precios
Condiciones de entrega
Condiciones de pago
Los errores en cualquiera de estas áreas pueden generar desde confusión, demoras, hasta disputas con los proveedores, lo cual podría conllevar posteriormente pérdidas si dicha disputa escala.
Utilizar soluciones tecnológicas para la automatización
El uso de un software de adquisiciones puede mejorar significativamente la eficiencia del proceso de órdenes de compra. Los sistemas automatizados pueden generar órdenes de compra a partir de solicitudes aprobadas, lo que reduce el riesgo de error humano y garantiza que se incluya toda la información necesaria. La automatización también permite un mejor seguimiento de los pedidos y los gastos, lo que proporciona visibilidad de las actividades de adquisición.
Establecer una red de proveedores preferidos
La creación de una red de proveedores preferidos puede agilizar el proceso de adquisición. Estos proveedores están aprobados previamente en función de criterios como la fiabilidad, el precio y la calidad. Trabajar con un grupo selecto de proveedores puede mejorar el poder de negociación, lo que conduce a mejores precios y condiciones. También simplifica el proceso de aprobación, ya que estos proveedores ya están examinados.
Implementar un proceso de comparación de tres vías
Para garantizar la precisión y evitar posibles discrepancias, resulta muy útil implementar un proceso de comparación de tres vías. Esto implica comparar la orden de compra, la factura del proveedor y el informe de recepción (que confirma que los bienes o servicios se recibieron según lo solicitado). Esta estrategia ayuda a identificar cualquier inconsistencia antes de que se efectúe el pago, lo que reduce el riesgo de pagos excesivos o fraude.
Mantenga registros completos
Un buen mantenimiento de registros es esencial en las adquisiciones. Por ello, resulta sumamente relevante llevar registros precisos y completos de todas las órdenes de compra, facturas y correspondencia con los proveedores. Esta documentación es vital para el seguimiento financiero, la auditoría y el cumplimiento de las regulaciones. También sirve como referencia histórica para futuras actividades de adquisiciones, lo que ayuda a fundamentar decisiones y estrategias.
