Tiempo de confinamiento: Así de importante son las reuniones virtuales

El confinamiento es una situación muy difícil que al principio llegó a ser vista por muchas personas como el fin del sector comercial y las reuniones sociales. Sin embargo, esta circunstancia generó un fenómeno indetenible que cada día se reinventa aún más: las comunicaciones virtuales.

Actualmente, es muy normal ver a las empresas organizando reuniones virtuales de manera frecuente con las personas clave para el desarrollo de un proyecto en particular. No obstante, es preciso destacar que estas videoconferencias requieren de técnicas y herramientas para que sean efectivas.

Reuniones virtuales, la mejor alternativa para mantener el negocio activo

Para muchas personas, la época de confinamiento se ha convertido en todo un reto, por eso han optado por desarrollar eventos online virtuales, los cuales integran tecnologías inmersivas y herramientas que les permiten a los negocios o marcas reinventarse para continuar en el mercado. 

Este nuevo concepto estratégico que aplican las empresas tiene un gran alcance, ya que facilita reunir clientes, colaboradores, proveedores y prescriptores, indistintamente de la distancia.

Este tipo de reuniones deben ser igual de productivas que las presenciales, por lo cual es necesario conseguir las formas más idóneas para que los asistentes se mantengan motivados con el tema y no se desconecten en cualquier momento.

¿Cómo pueden resultar eficaces las reuniones virtuales?

Para tener un evento virtual productivo es necesario considerar algunos factores importantes que le permitan a la empresa en cuestión alcanzar el objetivo que se ha planteado.

• Hacer uso de la videoconferencia: el vídeo es un elemento clave para mantener motivado a los asistentes. La tecnología más utilizada es Skype, Zoom y GoToMeeting, puesto que permiten personalizar las conversaciones. 
• Ser puntuales: los eventos virtuales deben empezar a la hora establecida, ya que un retraso puede significar una reducción de los participantes.
• Los rostros deben ser visibles: es importante que los asistentes se mantengan frente a la cámara web para conseguir una comunicación más efectiva entre los participantes, ya que podrán ver sus expresiones faciales y el lenguaje corporal del otro. Esto les permitirá mantener una actitud enérgica durante toda la conversación.
• Seguir una agenda: antes de participar en un encuentro de este tipo, conviene establecer objetivos claros, unas reglas y los temas a tratar, además de anotar lo importante.
• Establecer un tiempo de duración prudente: estos eventos virtuales deben durar menos que una reunión presencial, porque resultan aburridos si tienen una duración muy extensa. 
• Debe haber retroalimentación: es importante dejar claro quienes son los anfitriones y facilitar la participación de todos los asistentes. 
• Abordar las dificultades: no se deben minimizar los límites que se imponen con la situación de confinamiento. Al contrario, se debe hablar de forma abierta sobre el tema para conseguir soluciones efectivas. 
• Evitar distracciones: durante el desarrollo de la conferencia virtual es necesario silenciar el móvil y las notificaciones del ordenador.

¿Cuáles son los principales objetivos de una reunión virtual?

Las empresas activas durante la temporada de confinamiento necesitan el intercambio de ideas entre los trabajadores para continuar funcionando. Por eso, hay un conjunto de objetivos que conforman los principales motivos para convocar a reuniones de este tipo.

• Solucionar problemas e inconvenientes que se presenten en la empresa a diario.
• Definir estrategias para alcanzar las metas.
• Organización de ideas y planificación de proyectos.
• Intercambiar opiniones entre los trabajadores sobre un asunto en específico o para compartir planteamientos que contribuyan al crecimiento del negocio.
• Tomar decisiones importantes.

Herramientas de las reuniones virtuales

Gracias al uso de diversas plataformas es más fácil compartir información mediante la comunicación virtual. Una de las herramientas más utilizadas es Skype, la cual permite organizar conversaciones con varios asistentes, compartir pantallas y enviar mensajes.

Asimismo, Zoom es otra de las opciones que ha alcanzado gran demanda durante el aislamiento social, ya que facilita reuniones online hasta con 1.000 asistentes, así como chat, pantalla compartida y envío de documentos. 

De igual manera, se puede usar Hangouts, GoToMeeting y Jitsi Meet, las cuales ofrecen seguridad y confidencialidad para realizar eventos virtuales.

Ventajas de los encuentros virtuales

Las videoconferencias no permiten el contacto físico. No obstante, las reuniones virtuales generan diversos beneficios a las empresas. A continuación, se mencionan las principales ventajas.

• En primer lugar, permite un ahorro significativo de dinero, ya que no es necesario el traslado de los participantes de la reunión.
• Se genera un ahorro importante de tiempo, dado que las personas pueden conectarse desde cualquier lugar, así como la inmediatez de los sistemas de comunicación online.
• Por lo general, siempre hay un aumento de la productividad.
• Permite mayor integración entre todos los empleados de una compañía.
• Los asistentes tienen mayor oportunidad para realizar sus actividades personales.

En definitiva, las reuniones virtuales se han convertido en un excelente aliado durante esta época de confinamiento, ya que a pesar del distanciamiento social son una ventana para mantener el contacto con familiares y amigos. Además, es un recurso que contribuye a mantener la proyección de un negocio en el ámbito nacional e internacional, así como potencia su crecimiento.