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Ventajas de usar PDF para los archivos de texto de una empresa o un profesional

A la hora de decidir con que formatos de texto trabajar en una empresa, la mayoría escoge como formato editable el Word, y como formato no editable el PDF. Este último tiene algunas ventajas frente al formato de texto docx (extensión de archivos Word) ya que su característica no editable desalienta a la mayoría el intentar modificar los textos protege mucho mejor el contenido y los elementos multimedia incluidos en él.

También existe la posibilidad de utilizar una aplicación para firmar documentos como PDFelement u otras similares para sellar los mismos y transmitir tu firma o el membrete de tu empresa a documentos que luego serán enviados en masa de una manera mucho más sencilla.

Los documentos en PDF se pueden crear fácilmente

Existen varias formas de crear un documento PDF y la primera de ellas es tan simple como guardar un documento Word en formato PDF. Haciendo este ejercicio podrás notar la primera diferencia entre un documento Word y uno en PDF ya que el espacio ocupado por el segundo es más reducido que el primero.

Esta ligereza permite que los PDF sean mucho más sencillos de manejar, sobre todo si tu conexión a internet no es muy buena. También existen editores de PDF como el ya mencionado PDFelement que te permite crear desde cero un documento de este tipo, además de editar los ya existentes, convertirlos y agregar imágenes y textos nuevos.

El programa también cuenta con una aplicación para firmar documentos en Android, con lo que podrás aprovechar la pantalla táctil para dibujar directamente tu firma.

El aspecto se mantiene idéntico en todos los dispositivos y restringen la edición sin permiso

Una de las grandes ventajas del PDF frente a otros formatos, es la capacidad de mejorar la seguridad de los documentos al añadir contraseñas para abrir y editar los documentos. Esto es una capa extra que impide el plagio; haciendo esto y aprendiendo cómo firmar documentos PDF, lograrás restringir el contenido de tus documentos solo a personas autorizadas; personal de tu empresa, tus clientes, tus socios, entre otros.

Una gran ventaja es la capacidad de este tipo de documentos de mostrarse tal cual como los publicaste en todos los dispositivos. En algunos casos, cuando abres un documento editable con uno u otro dispositivo, es posible que muchos elementos se cambien y se eliminen; ya que este tipo de documentos suelen tener problemas de retrocompatibilidad con el software más anticuado de algunas computadoras. Tal es el caso cuando envías un documento de la última versión de Word y alguien lo abre en una versión anterior, como Word 2003.

Con el uso de PDF, sin importar la versión, siempre podrás abrir y ver los documentos completos y en su forma original. Además, también es posible leer tales documentos con otro tipo de aplicaciones. Es decir, no necesitas tener un lector de PDF en tu PC, puedes usar el navegador para abrir los documentos PDF e incluso, leerlo desde prácticamente cualquier sistema operativo: MacOS, Windows, Android o cualquier distribución de Linux.

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